Unsere kleine Serie zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung hat sich im ersten Teil mit den erforderlichen Vorbereitungen und im zweiten Teil mit der Erstellung des Fragebogens beschäftigt.

Was fehlt noch? Die eigentliche Durchführung der Befragung mit den Beschäftigten, um die es in diesem Artikel geht, und am Schluss die Auswertung der Ergebnisse, die wir in einem eigenen Artikel näher beleuchten.

Let’s do it – Tipps für die Durchführung

Wir können für die Durchführung lediglich einige Empfehlungen geben, da die Struktur jedes Unternehmens und die Zusammensetzung der Beschäftigten immer anders ist.

• Idealerweise ziehen Sie für die Durchführung der Umfrage einen externen und dadurch neutralen Dienstleister hinzu. Auf diese Weise läuft die Erhebung der Daten absolut anonym, sodass sich auch skeptische Beschäftigte ausreichend sicher fühlen. Vor allem, wenn es im Unternehmen (noch) keine Feedback-Kultur gibt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum ersten Mal befragt werden, schafft ein externer Dienstleister erforderliches Vertrauen.
   
• Die frühzeitige Ankündigung des Projekts Mitarbeiterbefragung sollte Bestandteil ihrer Vorbereitungen sein. Berichten Sie auch zwischendurch über den Projektverlauf, wenn es beispielsweise zu Verzögerungen kommt oder wichtige Meilensteine geschafft wurden (z. B. Unterstützung der Arbeitnehmervertretung, technische Sicherstellung der Anonymität usw.)
   
• Stellen Sie eine ausreichende Zeitspanne, zum Beispiel zwei Wochen, zur Verfügung, damit möglichst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen können.
   
• Die Beschäftigten haben alle rechtzeitig ihre Einladung zur Teilnahme erhalten, unmittelbar vor dem Starttermin sollten Sie noch einmal über schwarze Bretter, E-Mail und Intranet-News dazu motivieren, an der Befragung teilzunehmen.
   
• Informieren Sie die Geschäftsführung regelmäßig, ggf. sogar tagesaktuell, über die Beteiligung, denn die Resonanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist bereits eines der Ergebnisse. 
   
• Sofern die Geschäftsführung einverstanden ist, können Sie den Stand der Beteiligung auch an die Beschäftigten kommunizieren und zur Motivation verwenden, etwa in dieser Form:
  „Dritter Tag der Befragung – bereits 64 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ihren Fragebogen zurückgesendet. Klasse! Je mehr Kolleginnen und Kollegen mitmachen, desto besser! Sofern also noch nicht geschehen: Nehmen Sie sich die Zeit und machen auch Sie mit!“
   
• Senden Sie auf jeden Fall kurz vor Ende des Befragungszeitraums ggf. per schwarze Bretter, E-Mail, Intranet noch einmal eine aufmunternde Erinnerung an die Mitarbeitenden: „Noch zwei Tage – bitte jetzt noch mitmachen! Es lohnt sich für uns alle!“
   
• Informieren Sie in Abstimmung mit der Geschäftsführung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach Abschluss des Befragungszeitraums neutral und wertfrei über
  - die Beteiligungsquote.
  - die Zeitspanne, die für die Datenauswertung vorgesehen ist.
  - die Zeitspanne, die im Anschluss an die Auswertung die Geschäftsführung und die Führungskräfte für die Ergebnisaufbereitung vorgesehen haben.
  - den ungefähren Zeitpunkt, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Rückmeldung darüber erhalten, was aus der Befragung mit Blick auf das gesamte Unternehmen hervorgegangen ist.
  - ggf. auch bereits den ungefähren Zeitpunkt, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Rückmeldung darüber erhalten, was aus der Befragung mit Blick auf die einzelnen Bereiche/Abteilungen hervorgegangen ist.
   

Beachten Sie: Setzen Sie diese Zeitangaben lieber sehr großzügig an, da Sie und die weiteren Beteiligten sich sonst selbst unter Zeitdruck bringen. Für den anspruchsvollen Prozess der Datenauswertung, Ergebnisinterpretation und Maßnahmenableitung ist das keine gute Voraussetzung.

Fazit

Wenn Sie die beiden Artikel zur Vorbereitung der Mitarbeiterbefragung und zur Fragebogenerstellung gelesen haben, erkennen Sie, dass die Durchführung umso reibungsloser verläuft, desto gründlicher die Vorbereitungen waren. Das Hauptaugenmerk während der Durchführung liegt auf dem Aspekt der begleitenden Kommunikation und Motivation. Außerdem gilt es, klar zu signalisieren, dass das Projekt nicht im Sande verlaufen wird. Die Mitarbeiterbefragung ist Ausdruck einer Partizipationskultur im Unternehmen und genau darum geht’s: Miteinander weiterkommen.