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Mitarbeiterbefragung 2/4 – kluge Fragen stellen

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Im ersten Teil unserer kleinen Serie zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ging es darum, wie Sie Klarheit über die anvisierten Ziele gewinnen und welche Vorbereitungen grundlegend getroffen werden sollten.

Hier im zweiten Teil dreht sich alles um die Erstellung Ihres maßgeschneiderten Fragebogens, denn das ist gar nicht so einfach. Wer nicht „richtig“ fragt, erhält auch keine aussagekräftigen Antworten.

Vorweg: Viele unserer Tipps gelten selbstverständlich für alle Arten von Befragungen, nicht „nur“ für Mitarbeiterbefragungen. Ob Kundenzufriedenheit, Lieferantenbefragung oder Marktforschung: Es kommt immer darauf an, Fragen sorgfältig zusammenzustellen und Frage-Arten zu wählen, die sich später auch präzise auswerten lassen. Wenn das gelingt, können schon kleine Befragungen mit wenigen Fragen sehr schnell sehr präzise Antworten bzw. Erkenntnisse erzielen, vorausgesetzt natürlich, dass die Anzahl der Befragten dem Befragungsziel angemessen ist …

Wie gehen Sie an die Fragebogenerstellung heran?

Im Internet finden sich zu zahlreichen Themen Musterfragebögen oder Ausschnitte von Fragenpools, die spezialisierte Dienstleister oder Hochschulen erstellt haben. Nehmen Sie sich die Zeit, solches Material zu finden und nutzen Sie es als Inspiration, Ideengeber und Startpunkt für die Entwicklung Ihres eigenen Fragebogens. Es lohnt sich nur selten, das Rad gänzlich neu zu erfinden.

Schritt 1: Fragebogen auf die Zielvorgabe ausrichten

Beispiel: Sie wollen durch eine Mitarbeiterbefragung mehr Klarheit darüber gewinnen, wie zufrieden Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind [=Status quo Erhebung] und was Sie bzw. die Personalabteilung im Einvernehmen mit der Geschäftsführung tun können, um die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Mitarbeiterbindung und Leistungsbereitschaft zu verbessern [=operative/strategische Schlussfolgerungen].

Differenzieren Sie Ihre Zielvorgabe zuerst weiter aus, denn nur so generieren Sie konkrete Punkte, nach denen Sie fragen können und nur so gewinnen Sie am Ende detaillierte Informationen für die spätere Ableitung konkreter Maßnahmen. In unserem Beispiel stellen Sie sich die Frage, welche Aspekte/Dimensionen die Mitarbeiterzufriedenheit ausmachen, beispielsweise:

  • Arbeitsatmosphäre
  • Miteinander
  • Arbeitsmittel
  • Arbeitszeiten
  • Vorgesetzte
  • …

Schritt 2: Dos und Dont’s klarstellen

Bevor es an die Formulierung der Fragen geht, gilt es, gemeinsam mit der Geschäftsführung und dem weiteren Kreis der beteiligten Entscheiderinnen und Entscheider verbindlich zu klären:

  • Welche Themen fragen wir ab? Welche Themen sprechen wir nicht an?

Um in unserem Beispiel zu bleiben: Sprechen Sie das Thema „Gehalt/Prämien/Sonderzahlungen“ an – oder nicht?

Schritt 3: Die Fragen formulieren

Weil dieser Schritt die eigentliche Hauptarbeit darstellt, haben wir wir für Sie eine Arbeitshilfe erstellt, die Ihnen konkrete Tipps gibt, worauf zu achten ist (zum Download bitte aufs Bild klicken).

Wie geht es weiter?

Sobald Sie Ihren maßgeschneiderten Fragebogen erstellt haben, ist der größte Aufwand für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung geschafft. Nun geht es an die eigentliche Durchführung, für die wir im Artikel Mitarbeiterbefragung 3/4 – einfach machen weitere nützliche Tipps und Empfehlungen für Sie zusammengestellt haben.

Im Artikel Mitarbeiterbefragung 4/4 – Antworten interpretieren erläutern wir abschließend, worauf bei der Auswertung ihrer Befragungsergebnisse zu achten ist.

Zusammenfassend

Die Erstellung eines optimal auf Ihre Befragungsziele ausgerichteten Fragebogens hat es in sich und erfordert große Sorgfalt. Wir möchten Sie ermutigen, sich hierfür Zeit zu nehmen und ggf. auch die Unterstützung externer Experten hinzuzuziehen, denn noch einmal: Durch eine Mitarbeiterbefragung haben Sie die Chance, hochwirksame Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten und Ihr Unternehmen strategisch weiterzuentwickeln – wenn die organisatorische und insbesondere inhaltliche Vorbereitung gepasst hat.

Zudem: Wie wir im Artikel Mitarbeiterbefragung 1/4 – Wozu überhaupt? erläutert haben, empfiehlt es sich, die Mitarbeiterbefragung als Prozess zu verstehen. Nach der ersten Befragung, Auswertung und Maßnahmenumsetzung folgt nach ausreichender Zeit die zweite Befragung. Sie überprüft, wie gut die Maßnahmen gewirkt haben und wie sie weiter optimiert werden können. Nach dieser zweiten Entwicklungsstufe folgt Befragung drei und so weiter – kurz gesagt: Viele der für Ihre erste Befragung entwickelten Fragen und Antwortskalen können (und sollten) Sie mehrfach nutzen, das relativiert den hohen Aufwand für die erste Befragung.

Kennen Sie noch die Textzeile aus dem Sesamstraßen-Titelsong? „Wer wie was? Wieso weshalb warum? Wer nicht fragt bleibt dumm.“ Vielleicht ist der Begriff „dumm“ im Zusammenhang mit einer Mitarbeiterbefragung nicht ganz treffend. Sagen wir lieber: Wer nicht fragt bleibt unter seinen Möglichkeiten. Wäre doch schade, verborgenes Potenzial nicht zu nutzen, oder?

Die Artikelserie „Mitarbeiterbefragung“ umfasst:

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Links

Praxishilfe "Fragebogen erstellen" Mitarbeiterbefragung Teil 1: Wozu überhaupt? Mitarbeiterbefragung Teil 3: Durchführung Mitarbeiterbefragung Teil 4: Auswertung