Um es konstruktiv zu formulieren: Selbstverständlich lohnt es sich für Ausbilderinnen und Ausbilder, sich mit gängigen Methoden des Zeitmanagements auseinanderzusetzen und zu überlegen: Ist das ein Vorgehen, das mir hilft, meine knappe Zeit besser zu nutzen? Für diese Beschäftigung mit dem Thema Zeitmanagement muss man sich allerdings auch wenigstens einmal ganz bewusst die Zeit nehmen und: Man muss die ausgewählte Methode ernsthaft praktisch erproben, um feststellen zu können, ob sie für einen selbst und das eigene berufliche Umfeld geeignet ist und einem mehr Zeit verschafft. 

Was können Ausbilderinnen und Ausbilder noch tun?
In zwei Richtungen können Ausbildende aktiv werden, um die Problematik des „zu wenig Zeit“ anzugehen. Adressatenkreis Nummer 1 sind die eigenen Vorgesetzten und/oder die Geschäftsleitung. Sie müssen davon überzeugt werden, dass es in der Ausbildung immer mal wieder Situationen bzw. Phasen gibt, die außerplanmäßig mehr Zeit erfordern, um die Ausbildungsqualität sicherzustellen, dazu im Folgenden mehr.

Adressatenkreis Nummer 2 sind die Auszubildenden. Denn je strukturierter sie ihre Aufgaben erledigen, desto besser können auch ihre Ausbilderinnen bzw. Ausbilder ihre Zeit einteilen und auf die individuellen Bedürfnisse eingehen.

Vorgesetzte ins Boot holen  
Wenn (nebenberufliche) Ausbilderinnen und Ausbilder über zu wenig Zeit klagen, steckt dahinter oft eine schleichende Entwicklung. Als sie die Aufgabe „Ausbildung“ vielleicht bereits vor Jahren übernommen haben, wurde die hierfür erforderliche Zeit mit den Vorgesetzten mehr oder weniger präzise abgestimmt. Doch der sich immer schneller verändernden Arbeitswelt wird eine starre, vielleicht auch „überholte“ Zeitzuteilung ebenso wenig gerecht wie der Individualität von Auszubildenden.

Das bedeutet: Es empfiehlt sich insbesondere für nebenberuflich Ausbildende, die Zeitzuteilung zwischen ihrer eigentlichen Berufstätigkeit und der Ausbildungstätigkeit regelmäßig mit ihren Vorgesetzten zu besprechen und mit Blick auf die tatsächliche Unternehmenssituation sowie mit Blick auf die individuellen Persönlichkeiten der aktuellen Auszubildenden abzustimmen. 

Nicht zuletzt: Zeigen Sie auch konkret auf, welche Maßnahmen Sie auf ihrer Seite in Gang gesetzt haben/setzen werden/setzen wollen, um mit ihren Auszubildenden die zur Verfügung stehende Zeit besser zu nutzen zu können – Adressatenkreis Nummer 2 …

Zeitmanagement für Auszubildende?

Die Ausbildung will fachliche Kompetenzen vermitteln und die Entwicklung der individuellen Persönlichkeit fördern. Hierzu zählt in jedem Falle die Fähigkeit, sich selbst zu reflektieren und hierbei die eigenen Lern- und Arbeitsweisen zu hinterfragen. In diesen Kontext ist somit auch die Entwicklung eines persönlichen Zeitmanagements für Auszubildende einzuordnen. So, wie bei typischen beruflichen Aufgaben das Thema Zeitmanagement zu berücksichtigen ist, gehört es auch zur Organisation des eigenen Lernens.

Wie könnte das konkret in die Ausbildung integriert werden?

• Erklären Sie Ihren Auszubildenden bereits frühzeitig zum Beginn ihrer Ausbildung, inwiefern sie selbst davon profitieren, wenn sie ihr persönliches Zeitmanagement entwickeln: Die Zeit besser zu nutzen, bedeutet zielgerichteter zu lernen und dadurch, ganz nebenbei auch, mehr Freizeit zu haben :-))
• Lassen Sie Ihre Auszubildenden als Hausaufgabe oder Lernauftrag im Unternehmen eine Kurzdarstellung von typischen Zeitmanagementmethoden erarbeiten und präsentieren (zum Beispiel 10 Minuten je Methode).
• Lassen Sie die Eignung der vorgestellten Methoden durch Ihre Auszubildenden selbst bewerten.
• Nehmen Sie sich gemeinsam mit Ihren Auszubildenden vor, die am besten bewertete Methode zum Beispiel einen Monat lang gemeinsam KONSEQUENT zu erproben.
• Holen Sie während des Erprobungsmonats Zwischenfeedbacks ein, durch die Ihre Auszubildenden jeweils für sich die Frage beantworten, ob die gewählte Methode ihnen spürbar etwas bringt und zu ihrem Lerntypus bzw. zu ihrer Persönlichkeit passt.
• Erstellen Sie nach dem Erprobungsmonat gemeinsam ein Fazit zum Beispiel als Punktevergabe:
  - Die Methode trägt zu verbesserten Arbeitsergebnissen bei (Punktzahl)
  - Die Methode trägt zu einer verbesserten Zusammenarbeit im Team bei (Punktzahl)
  - Persönliche Bewertung: Die Methode passt zu mir (Punktzahl)
  - Für den Erfolg der Methode kommt es ganz besonders darauf an, dass … (Stichwörter)
  - Die Methode erhält die Gesamtnote (Schulnote)
• Nehmen Sie sich gemeinsam die Erprobung einer weiteren Methode für einen Monat vor, oder, je nach Akzeptanz des Themas und Begeisterung Ihrer Auszubildenden, überlassen Sie ihren Auszubildenden, jeweils für sich eine weitere Methode selbst auszuwählen und deren KONSEQUENTE Anwendung zu erproben.

Alles in allem verankern Sie auf diese Weise ein Bewusstsein in den Köpfen Ihrer Auszubildenden, dass der bewusste Umgang mit der Ressource Zeit für das eigene Wohlbefinden und den eigenen Erfolg eine immense Bedeutung besitzt. Auf dieser Grundlage entstehen dann auch Verständnis und insbesondere Akzeptanz, wenn Sie klare zeitliche Strukturen für die Ausbildung vorgeben:

• Meine Tür ist immer offen für Euch. Aber ganz weit offen ist sie …
• Wenn Ihr spontane Probleme oder Anliegen habt, nehmt Euch bitte vorher 5 Minuten Zeit, um Euch zu überlegen, wie ihr sie mir gegenüber vortragt und auf den Punkt bringt.
• Sobald Ihr merkt, dass Ihr mit der vorgesehenen Zeit nicht hinkommen werdet, meldet Euch, damit wir den Zeitplan anpassen bzw. neugestalten können.
• … 
   

Das Funktionieren solcher Vereinbarungen muss wachsen können. Dafür braucht es aufseiten Ihrer Auszubildenden den eigenen Lernprozess in Richtung persönliches Zeitmanagement. Je strukturierter Ihre Auszubildenden ihre Aufgaben erledigen, desto besser können Sie als Ausbilderin bzw. Ausbilder ihre Zeit einteilen und auf individuelle Bedürfnisse eingehen – lohnt sich!