Ein durchdachtes und pragmatisch umgesetztes Wissensmanagement kann Unternehmen Wettbewerbsvorteile und sogar die Grundlage für ihre Zukunftsfähigkeit verschaffen. Doch viele sprechen von Wissensmanagement, ohne so recht zu wissen, was das genau bedeutet. 

Beginnen wir mit dem zweiten Teil des Wortes: „Management“ – dabei geht es typischerweise um die Planung, Organisation und Leitung bestimmter Aufgabenbereiche wie Personal, Marketing oder Logistik – und zwar nach unternehmerischen bzw. wirtschaftlichen Prinzipien. Doch wie soll man „Wissen“ managen? Um eine Antwort zu erhalten, lohnt es sich, zunächst einmal zu präzisieren, was unter Wissen eigentlich zu verstehen ist.

Was soll gemanaged werden?

Im Zusammenhang mit Wissensmanagement lassen sich Daten, Informationen und Wissen voneinander unterscheiden: Daten sind einfach nur aneinandergereihte Zeichen, z. B. Zahlen, Buchstaben oder Zahlen-Buchstabenkombinationen in bestimmten Formaten. Erst indem verschiedene Daten miteinander kombiniert werden, entsteht Information, zum Beispiel eine Gleichung „3+3=6“ oder ein Satz „Wasser kocht bei 100° Celsius“.

Damit aus Information jedoch Wissen wird, muss die Information interpretiert und verstanden werden. Das bedeutet, verschiedene Informationen miteinander zu verknüpfen, zu bewerten und damit handlungsleitend zu machen: „Hände nicht in kochendes Wasser tauchen!“. Erst Wissen kann demnach zu zielgerichteter, geplanter Handlung führen.

Und hier kommt das Problem: Wissen kann nicht „konserviert“ werden, denn Wissen entsteht in Köpfen! So betrachtet bedeutet ein Management von Wissen:

• Eine an unternehmerischen bzw. wirtschaftlichen Prinzipien ausgerichtete Handlungsweise, die die Planung, Organisation und Leitung von Wissens-PROZESSEN umfasst.

Das sogenannte „Münchner Modell“ des Wissensmanagements von Gabi Reinmann-Rothmeier und Heinz Mandl fasst diese Wissensprozesse sehr komprimiert zusammen. Da dieser Artikel für die Praxis in den Unternehmen geschrieben wurde, haben wir uns hier entschieden, dieses Modell zu skizzieren. Es umfasst:

• Wissensentwicklung (oder „Wissensgenerierung“)

Wissen muss gezielt im Unternehmen aufgebaut werden. Das bedeutet nach unserer Beschreibung oben, dass Menschen dazu befähigt und motiviert werden müssen, Informationen zu verarbeiten und miteinander zu verknüpfen. Fragen Sie sich selbst: (Wie) wird in Ihrem Unternehmen gezielt Wissen entwickelt? Wie steht es um Weiterbildung? (Wo) werden relevante Informationen gesucht und gefunden? Gibt es Raum für Kreativität? Gibt es „Wissens- und Entwicklungsziele“, die verfolgt werden? …

• Wissenskommunikation

Damit Wissen in einem Unternehmen zur Anwendung kommen kann, muss es an relevante Adressaten verteilt werden. Das heißt, Menschen müssen miteinander kommunizieren. Erfahrungen – gute wie schlechte – müssen ausgedrückt und ausgetauscht werden. Das kann formell (z. B. in Besprechungen oder über Onlineplattformen) oder informell (z. B. in der Teeküche oder auf dem Mitarbeiterfest) geschehen.

Wissen, das nicht geteilt wird, bleibt auf das Individuum beschränkt. Die Folge ist, dass immer wieder gleiche Fehler gemacht werden und die Organisation somit nicht dazulernt. Als Wissensmanagerin oder Wissensmanager fragen Sie sich also: Wie kümmern wir uns in unserem Bereich/Team/Unternehmen um die Kommunikation von Wissen? Welche technischen, organisatorischen oder persönlichen Möglichkeiten wurden bereits ausgeschöpft? Wo gibt es das größte Potenzial für den Ausbau der Wissenskommunikation im Unternehmen? Sind unsere bisherigen Ansätze wirklich Ansätze zur Kommunikation von Wissen? Oder handelt es sich eher um Plattformen, auf denen Daten liegen oder Informationen abgelegt werden?

• Wissenrepräsentation

Damit Wissen verteilt werden kann, muss es in irgendeiner Form dargestellt werden. Es muss ausgesprochen, niedergeschrieben, aufgenommen … werden – also im strengen Sinne muss man aus Wissen wieder (komplexe) Information machen, um es weitergeben zu können. Unternehmen haben häufig das Problem, dass Wissen nicht ausreichend oder gut genug repräsentiert ist. Beispielsweise verlässt ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen, was dazu führt, dass sein gesamtes Erfahrungswissen mit ihm geht. 100 Prozent lässt sich das nicht verhindern, denn Wissen entsteht, wie schon gesagt, in Köpfen. Aber durch eine gute Wissensrepräsentation und -kommunikation kann Wissen auch wieder schneller in mehreren Köpfen entwickelt und verteilt werden.

• Wissensnutzung

Allein Wissen zu haben, hilft noch nicht viel. Es muss auch genutzt werden. Dazu muss einerseits gewährleistet sein, dass das Wissen genutzt werden KANN, andererseits müssen die Voraussetzungen erfüllt sein, dass Personen das Wissen nutzen WOLLEN und nutzen DÜRFEN.

Ein gutes Wissensmanagement hat daher sehr viel mit einer gesunden Unternehmenskultur zu tun. Für eine effektive Wissensnutzung müssen Vertrauen, Handlungsspielräume und funktionierende Informations- und Kommunikationssysteme bestehen.

Das bringt uns auch wieder zurück zum Thema „Management“. Eine Unternehmensführung, die Wissensmanagement ernst nimmt, sorgt aktiv und umfassend dafür, dass die oben beschriebenen Prozesse der Wissensentwicklung, -kommunikation, -repräsentation und -nutzung möglichst gut, das heißt harmonisch und miteinander vernetzt ablaufen können.