Stärken von KMU nutzen

Im Wettbewerb mit großen Unternehmen haben kleine und mittlere Unternehmen Stärken, die ihnen die Einführung eines professionellen Wissensmanagements erleichtern. Ihre interne Organisation ist überschaubar, die Beschäftigten arbeiten in der Regel sowohl in spezialisierten wie auch in allgemeineren Aufgaben (niedrigerer Grad der Arbeitsteilung) und die persönliche Identifikation und Bindung der Beschäftigten an ihren Betrieb ist oft deutlich ausgeprägter als in Großunternehmen.

Schwierig ist in der Praxis vor allem die Phase der Neueinführung und Konsolidierung eines professionellen Wissensmanagements: Es fehlt ein ganzheitliches Konzept von den Auszubildenden bis zur Führungsetage und über alle Unternehmensbereiche hinweg. Das Alltagsgeschäft schluckt die Bereitschaft zur Veränderung, die zum Anschub erforderlichen Ressourcen an Arbeitszeit und ggf. Technik fehlen oder können nicht „einfach so“ bereitgestellt werden. Nicht zuletzt: Wissen wird nicht nur in manchen KMU leider immer noch zu oft als „Herrschaftswissen“ eingesetzt, um einen autoritären Führungsstil durchzusetzen und Veränderungen zu verhindern oder abzuschwächen.

Die Grundfrage lautet also: Wie starten?

Schnell zum ersten Erlebnis des Nutzens

Die Potenziale eines professionellen Wissensmanagements sind äußerst vielfältig. Gerade in der Konzeptions- und Startphase lautet die Devise daher: Klein anfangen und zwar da, wo es wirklich Bedarf und Veränderungsbereitschaft gibt.

Das kann beispielsweise im Vertrieb sein, denn hier führt ein strukturierter und regelmäßiger Wissensaustausch über die eigenen Produkte, Verkaufsstrategien, Kundentypologien und Wettbewerber sehr schnell zu spürbaren Verbesserungen. Schon die Einführung regelmäßiger Gesprächsrunden zum gegenseitigen Austausch und die schriftliche Dokumentation der hier zusammengetragenen Erfahrungen und Tipps sind erste Bausteine für das Wissensmanagement.  

Zweites Beispiel: Neue Mitarbeiter, insbesondere Quereinsteiger und Auszubildende profitieren enorm davon, wenn ihre Einarbeitung systematisch erfolgt und mit möglichst vielen weiteren Unternehmensbereichen vernetzt ist. Je einfacher sie sich das nötige Wissen und Verständnis der unternehmensspezifischen Zusammenhänge aneignen können, desto schneller und wirkungsvoller können sie Aufgaben und Verantwortung übernehmen. Das Praxisbeispiel der Firma spath printware & service GmbH & Co. KG bietet hierfür viele konkrete Ideen und Impulse (Download Praxisbeispiel).

Drittes Beispiel: Für große Unternehmen obligatorisch sind Instrumente des betrieblichen Vorschlagwesens bzw. des sog. Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Doch gerade in kleinen und mittleren Unternehmen kann ein regelmäßiger, offener und konstruktiver Austausch darüber, wo Mitarbeiter Ideen für die Optimierung von Arbeitsabläufen, Produkten oder Services haben, viel schneller Wirkung entfalten – wenn die Kommunikations- und Führungskultur einen solchen Austausch nicht nur zulässt, sondern mit klaren Spielregeln aktiv fördert.

Viertes Beispiel: In kleinen Unternehmen schmerzt es meist besonders, wenn ein Erfahrungsträger das Unternehmen verlässt – beispielsweise, weil er oder sie in den Ruhestand wechselt oder eine Arbeitsstelle bei einem anderen Arbeitgeber antritt. Möglichst viel dieser Erfahrung zu „konservieren“ und damit für andere wieder abrufbar zu machen, muss im Grunde Ziel jedes Arbeitgebers sein. Schwierig wird es allerdings, wenn dieses Wissen nicht strukturiert und klar formuliert ist. Zum Beispiel die Dinge, bei denen es auf „das Gefühl“ oder ein „besonderes Gespür“ für Kunden, Situationen oder auch Systemmeldungen von Maschinen ankommt – Wissen, das nur durch langjährige Erfahrung erworben werden konnte, aber weitgehend im Verborgenen liegt.

Wissensmanagement in KMU heißt eben auch, dieses verborgene Wissen der Mitarbeiter ans Licht zu bringen. Wie sich so etwas in der Praxis realisieren lässt, stellt Ihnen unser Praxisbeispiel vor.